Polityka prywatności

§1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Cel i zakres obowiązywania
    Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka”) obowiązuje osoby korzystające ze Strony Internetowej znajdującej się pod adresem URL:
    http://ignasiakhotel.wa.profitroom.com
    i wchodzi w życie od 1 kwietnia 2025 r.
    Polityka dotyczy również wszystkich procesów przetwarzania danych osobowych w ramach działalności Aspiration Sp. z o.o. (dalej także: „Firma”).

  2. Administrator Danych
    Administratorem danych (dalej: „My”) jest:
    Aspiration Sp. z o.o.
    ul. Słoneczna 2, 62-300 Września
    NIP: 7891733250

  3. Podstawa prawna
    Dokument uwzględnia obowiązujące przepisy, w tym:

    • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
    • Dyrektywę 95/46/WE,
    • Krajowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych,
    • Wewnętrzne procedury oraz wytyczne wynikające z audytu ochrony danych z dnia 6.06.2023.

  4. Zakres stosowania
    Polityka ma zastosowanie do:

    • Wszystkich pracowników, współpracowników oraz podmiotów, którym powierzane są dane osobowe,
    • Wszystkich procesów przetwarzania danych osobowych w Firmie,
    • Osób korzystających z usług hotelowych, restauracyjnych, eventowych i sportowych, jak również użytkowników Strony Internetowej.

§2. DANE OSOBOWE

  1. Rodzaje przetwarzanych danych
    W ramach prowadzonej działalności oraz obsługi Strony Internetowej, przetwarzamy w szczególności:

    • Imię, nazwisko,
    • Adres zamieszkania i korespondencyjny,
    • Numer telefonu,
    • Adres e-mail,
    • Informacje dotyczące rezerwacji oraz daty pobytu/usług hotelowo-sportowych,
    • Narodowość,
    • Dane transakcyjne (w tym dane o płatnościach, o ile są one niezbędne do realizacji usługi lub przesyłane do dostawcy usług płatniczych),
    • Dane przekazywane w formularzu newslettera (adres e-mail i/lub numer telefonu, jeżeli Użytkownik wyraził zgodę na kontakt).
  2. Źródła pozyskiwania danych
    • Umowy z klientami i pracownikami,
    • Formularze rezerwacyjne dostępne online i telefonicznie,
    • Korespondencja elektroniczna,
    • Zapisy w systemach płatności,
    • Formularz zapisu na newsletter.

  3. Cele przetwarzania danych
    Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

    • Realizacja umowy i świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
      • Wykonanie umów o usługi hotelowe, restauracyjne, eventowe i sportowe,
      • Rozpatrywanie skarg i reklamacji,
      • Obsługa rezerwacji oraz zapytań.
    • Obsługa zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
    • Przechowywanie dokumentacji i wypełnianie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
      • Rachunkowość i sprawozdawczość,
      • Retencja dokumentacji w wymaganych prawem terminach.
    • Marketing i newsletter (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
      • Wysyłanie informacji handlowych i newslettera – wyłącznie za wyraźną i dobrowolną zgodą,
      • Wyświetlanie w sieciach społecznościowych spersonalizowanych informacji handlowych.
    • Monitorowanie i poprawa jakości usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
      • Przeprowadzanie ankiet i badań satysfakcji,
      • Analiza opinii w celu polepszania standardu usług.

  4. Podanie danych
    Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne do korzystania z naszych usług (np. dokonania rezerwacji) lub otrzymywania newslettera (jeżeli użytkownik wyrazi na to zgodę przez kliknięcie odpowiedniego checkboxa).

  5. Okres przetwarzania
    • Jeżeli dane przetwarzane są na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – przetwarzamy je do czasu cofnięcia zgody. Możemy jednak zachować informacje archiwalne o udzielonych zgodach (kto, kiedy i jakiej zgody udzielił) w celu wykazania prawidłowości działań (np. obrony przed roszczeniami).
    • W pozostałych przypadkach dane osobowe przetwarzane są przez okres uzasadniony realizacją celu, np.:
      • Czas trwania umowy i okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń,
      • Czas wymagany przepisami podatkowymi lub księgowymi (np. pięć lat).

  6. Cofnięcie zgody
    Zgodę na przetwarzanie danych można wycofać w dowolnym momencie poprzez wysłanie wiadomości na adres e-mail:
    ksiegowosc@ignasiakhotel.pl
    lub poprzez specjalny link, jeśli został przez nas udostępniony.

  7. Prawa osób, których dane dotyczą
    Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:

    • Dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii,
    • Sprostowania (poprawiania) nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
    • Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w określonych przypadkach,
    • Ograniczenia przetwarzania,
    • Przenoszenia danych,
    • Sprzeciwu wobec przetwarzania (szczególnie w celach marketingu bezpośredniego),
    • Wniesienia skargi do organu nadzorczego.

§3. ODBIORCY DANYCH

  1. Podmioty przetwarzające dane
    W celu zapewnienia sprawnego działania oraz realizacji usług, powierzamy dane podmiotom współpracującym, takim jak:

    • Firmy księgowe (np. IGWO Sp. z o.o.),
    • Usługodawcy IT (Profitroom Sp. z o.o., All’Informatica, PC Company Sp. z o.o.),
    • Platformy rezerwacyjne (Booking Sp. z o.o., HRS Sp. z o.o.),
    • Operatorzy płatności (Przelewy24 S.A., Polskie Epłatności Sp. z o.o., Expidia Sp. z o.o.).

  2. Umowy powierzenia
    Z każdym podmiotem przetwarzającym dane zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych, w których gwarantują one stosowanie środków zabezpieczających zgodnych z RODO.

  3. Zakres dostępu
    Dostęp do danych mają wyłącznie uprawnione osoby, pracujące na podstawie umów o pracę, umów cywilnoprawnych lub posiadające stosowne pełnomocnictwa.

  4. Firmy programistyczne i utrzymujące systemy
    Współpracujemy z firmami zapewniającymi obsługę techniczną i informatyczną (np. hosting, obsługa poczty elektronicznej, systemów rezerwacyjnych), które mogą mieć dostęp do danych wyłącznie w celu utrzymania ciągłości i poprawności działania usług.

§4. COOKIES

  1. Zasady ogólne
    • Cookies (tzw. „ciasteczka”) to niewielkie pliki tekstowe, które serwer przesyła do przeglądarki, a następnie mogą być przechowywane w pamięci urządzenia użytkownika.
    • Zapis cookies nie umożliwia nam dostępu do prywatnego urządzenia użytkownika ani do innych danych niż te zawarte w plikach cookies.
  2. Rodzaje i cele wykorzystania plików cookies

    • Cookies techniczne
      Zapewniają prawidłową obsługę transmisji komunikatu oraz umożliwiają zapamiętanie ustawień użytkownika (np. dotyczących języka, preferencji itp.).

    • Cookies analityczne i statystyczne
      Służą do zbierania danych o ruchu na Stronie Internetowej, co pomaga nam w optymalizacji jej działania i dopasowywaniu treści do potrzeb użytkowników.

    • Cookies marketingowe
      Umożliwiają wyświetlanie w sieciach społecznościowych spersonalizowanych informacji handlowych.

  3. Zgoda na cookies
    • Użytkownik może wyrazić zgodę na określone rodzaje plików cookies, nie wyrazić zgody lub ją cofnąć, a także zarządzać ustawieniami w dowolnym momencie.
    • Zgoda ta może być wyrażona za pomocą odpowiedniego narzędzia udostępnionego na Stronie Internetowej.